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RFP: O que É e Como Montar a Sua Solicitação de Proposta?
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RFP: O que É e Como Montar a Sua Solicitação de Proposta?

O Request for Proposal (Também conhecido pela sigla RFP) é útil para aqueles que queiram fazer aquisições que tragam melhores ROI. Se os fornecedores necessitam melhorar suas propostas eles devem conhecer esta ferramenta confira!

O que iremos aprender hoje?

Afinal, o que é o Request for Proposal (RFP)?

Trata-se de um documento muito utilizado por empresas que desejam dar ainda mais valor para seus investimentos. Se uma empresa quer contratar um fornecedor, logo a mesma deseja ter um bom retorno sobre este investimento.

Com o auxílio do Request for Proposal (RFP), as empresas conseguem melhorar seu custo/benefício, e ainda possuem capacidade de ampliar a concorrência entre os fornecedores, aumentando assim, a possibilidade de escolha.

Ao contratar um produto ou serviço, as empresas devem criar um documento que comprovem às necessidades de contratá-lo naquele momento.

Então, porque uma empresa necessita de um RFP?

Muitas empresas se veem na necessidade de ampliar suas soluções e serviços, para oferecer produtos ou serviços diferenciados aos clientes, por isso, o RFP deverá servir como uma bússola, que irá direcionar as empresas.

O RFP deve facilitar as etapas do processo de negociação, pois com ele, as organizações podem compreender em até que ponto os fornecedores podem melhorar seus lucros, por meio do investimento realizado.

O CEO de uma grande corporação, por exemplo, pode avaliar o conjunto de soluções que cada fornecedor tem para oferecer, e assim tomar a melhor decisão para a sua empresa.

Aprenda a conhecer as necessidades da organização

Antes de contratar um produto ou serviço, as empresas devem saber do que realmente elas necessitam. Os funcionários que estão montando esse processo, devem priorizar somente o que a empresa for utilizar para uma determinada função.

O RFP pode fornecer dados de fornecedores que contemplam todos os requisitos, a respeito de um produto.

Por exemplo, se uma empresa quer adquirir telefones celulares para seus funcionários, a mesma poderá escolher uma empresa que forneça assistência 24 horas, seguro contra roubo, melhores opções para pagamento, etc.

Essas informações facilitam a tomada de decisão, e ainda contribuem para a melhoria dos serviços, já que as empresas  irão contratar somente o que for mais conveniente.

Do que se trata o Budget?

Do que se trata o budget?

Uma das informações que devem existir em um RFP, é o budget, que nada mais é do que o orçamento que você tem disponível para fechar aquela contratação.

O Budget é apenas o orçamento previsto, que na maioria das vezes não costuma ser negociável. Esta informação faz com que as empresas reduzem o tempo perdido com contratações que não terão futuro.

Se desejar, você pode especificar um intervalo, por exemplo:

“Gostaríamos de gastar R$ 20.000, mas estamos dispostos a ir até R$ 25.000 pela proposta certa, ou seja, aquela que mais se encaixa com os objetivos da empresa”.

O fornecedor que não estiver em conformidade com o Budget, poderá informar que sua proposta não está alinhada. Já os fornecedores que se encaixarem no perfil, irão preparar um planejamento para deixar sua proposta atraente para as empresas.

Assim, este fornecedor estará  ciente de que, seu produto ou serviço irá trazer ótimo retorno financeiro para a empresa.

Se você quiser comprar um smartphone por exemplo, informar o seu budget (orçamento, ou seja, até quanto você tem para gastar), significa informar ao responsável o que ele pode te oferecer a esse preço. Um Samsung Galaxy, Google Pixel, Morotola e etc, todos eles possuem proposições de valor diferentes uns dos outros.

O engajamento dos fornecedores torna-se maior

Na medida que, o CEO de uma organização envia uma RFP ao fornecedor, este já sabe que sua proposta deve primeiro ser avaliada e comparada.

Com isso, o fornecedor irá buscar informações sobre a empresa e assim, essas informações deverão ajudá-lo a montar uma proposta que convença o CEO.

O fornecedor que tiver interessado no contrato, irá conceder uma proposta personalizada, que esteja de acordo com os objetivos da empresa que este pretende trabalhar.

Para quantos fornecedores pode ser enviado um RFP?

Quando um fornecedor recebe um RFP, este poderá demonstrar ou não interesse em dar continuidade ao processo, neste caso para 10 fornecedores o RFP pode ser enviado.

É natural que, alguns desses fornecedores poderão recusar seu convite, mas de modo educado (pelo menos assim a gente espera) irão explicar o motivo de recusarem a proposta. Quando o processo chegar ao fim, apenas um será o vencedor.

Os demais que estiverem dentro do perfil desejado pelas empresas, estes serão cadastrados para uma futura oportunidade de parcerias.

O RFP permite localizar o fornecedor que esteja dentro dos perfis que a empresa quer, graças a esta ferramenta, o CEO consegue contratar o fornecedor que tenha o orçamento adequado, e que tenha interesse em construir uma parceria de longo prazo.

Quem pode usar o RFP?

Empresas de qualquer tamanho e tipo de serviço pode usar o RFP, na maioria das vezes, este documento pode ser aplicado na contratação dos seguintes serviços:

  • Serviços de design gráfico;
  • Desenvolvimento de site;
  • Desenvolvimento de App;
  • Compra de material de escritório;
  • Contrato de matéria-prima para a indústria;
  • Implantação de soluções de TI;
  • Contratar mão-de-obra de suporte.
  • Serviços de Marketing em geral;
  • Serviços de Publicidade, Venda e Propaganda;

Até mesmo os órgãos governamentais podem usar o RFP para organizar seus processos, devemos lembrar que, para que a RFP seja corretamente preenchida, alguns fatores devem ser levados em consideração.

Aprenda a preencher a RFP

aprenda a montar uma RFP (Request for proposal)

Se a RFP for destinada à empresas de grande porte, órgãos do governo, e institutos, estes devem estar seguindo suas diretrizes, pois cada órgão possui leis.

Para empresas comuns, há um passo a passo que deve ser seguido, ao cumprir este procedimento, sua proposta dificilmente será recusada. Veja a seguir:

1- O Escopo e Objetivos devem ser definidos

Ao decidir desenvolver um Request for Proposal (RFP), temos que mapear a necessidade que a empresa realmente tem, para tomar a decisão de contratar um determinado serviço.

Quando montamos o escopo, temos que acrescentar o que será feito, detalhar os produtos ou serviços que serão incluídos na cotação, e em que momento o fornecedor deverá estar a serviço da empresa, etc.

2- Escolha somente o fornecedor que atenda à sua demanda

Para fazer este levantamento, é necessário pesquisar se o fornecedor possui boas referências. Uma boa maneira de consultar referências é pesquisando nas redes sociais, ou verificando indicações de outras empresas.

Para os que necessitam contratar serviços para desenvolver chatbots, a melhor pesquisa está nas redes sociais, se for para desenvolvimento de sites, podemos pesquisar em fóruns, ou sindicatos do setor.

Alguns fornecedores costumam ter suas referências publicadas em seus próprios sites, aonde na maioria das vezes contem uma prova social, ou seja, outros clientes que este fornecedor atendeu e que resolveram dar um depoimento sobre a qualidade do serviço, produto, atendimento e etc.

Vale a pena ficar de olho sobre o que as pessoas andam dizendo sobre determinado fornecedor, e você pode fazer isso através de plataformas que recebem reclamações de clientes, como é o caso do ReclameAqui.

3- Use o Request for Information (RFI)

O RFI é recomendado para empresas que oferecem produtos específicos, e que são autoridades no que fazem.

Ao fazer uso do RFI, as empresas deverão ter consciência de que o tempo de resposta poderá demorar, quando comparado ao RFP, afinal, são produtos específicos que serão oferecidos.

4- Coloque as informações necessárias

Depois de todos os levantamentos anteriores já realizados, devemos acrescentar as seguintes informações:

  • Introdução: inclua todos os dados da empresa, inclusive informações relacionadas à competidores, etc;
  • Objetivo e escopo: neste campo, coloque o que a empresa já definiu como meta;
  • Cronograma: aqui, devemos fornecer informações de prazo, e tipo de formato de envio do documento;
  • Critérios  da proposta: deixe definido o que pode ser diferencial para contratar o fornecedor; 
  • Mostre os desafios que já tenham sido mapeados: esclareça aos fornecedores como será o seu dia a dia, após serem contratados;
  • Orçamento: mostre o que será reservado para contratar.

Essas informações são de extrema importância, pois ajudam o CEO a contratar somente o fornecedor que mais estiver de acordo com sua proposta.

5- Faça análise das propostas

Após ter recebido as propostas, é hora de analisar, não se esqueça que o RFP permite a igualdade entre os fornecedores.

Quando uma empresa se propõe a analisar uma proposta, a mesma está mostrando sinal de respeito com os fornecedores que estão dentro de sua regra.

Não se esqueça do feedback

Aprenda a ouvir feedbacks

O feedback é primordial para qualquer circunstância da vida, e uma organização não fica sem feedback. Quando escolher a proposta vencedora, lembre-se de notificar.

Com relação aos outros participantes, você deve agradecê-los e informar sua decisão. Por último, o contrato deverá ser assinado, para que a empresa possa dar início ao processo de implantação.

Esta etapa deverá respeitar o que está escrito na proposta, pois a credibilidade de ambos os lados poderá ser afetada, se algum dos itens não for cumprido conforme o que foi prometido.

O RFP apenas facilita o processo de compra, e pode ser aplicado à vários tipos de negócios como vimos até aqui, no entanto, este documento não eleva a burocracia de nenhum projeto.

Para usar o Request for Proposal (RFP) sem medo, as corporações devem saber que as contratações deverão melhorar seu negócio, e ainda ajudá-las a ter uma  boa posição de mercado.

Ao realizar esse procedimento, sua empresa sempre irá oferecer produto ou serviço que agregue valor ao seu cliente. Atualmente, os clientes buscam por serviços que os eduquem, e que não apenas faça propagandas, como ocorre ainda com a mídia tradicional.

RFP de marketing de conteúdo

É indicado para empresas que desejam implantar técnicas de marketing de conteúdo com o auxílio de agências de publicidade. Como são muitas agências, o documento facilita o processo de escolha.

Essa estratégia pode ajudar as empresas a alcançarem os seguintes objetivos, confira:

  • Melhoria no número de leads, o que pode aumentar o canal de aquisição;
  • Quando aumentamos o tráfego orgânico, por consequência, elevamos também nossa visibilidade;
  • Diminuição do CAC;
  • Queda do número de cancelamentos;
  • Trabalhar para melhorar a experiência do usuário.

Para implantar o RFP de marketing de conteúdo com sucesso, devemos fazer o levantamento da Persona, por meio dessas informações, podemos entender que tipos de conteúdo os clientes acessam, quais as redes sociais eles mais usam, etc.

Quando entendemos o comportamento da Persona, sabemos qual será o tamanho do conteúdo que será oferecido, ou ainda em qual etapa do funil ele está.

Escolha o formato de conteúdo certo para atrair o cliente

Ao utilizar o RFP para o marketing de conteúdo, temos que ter em mente que, existem diversos modelos de conteúdo, e que cada um tem uma finalidade própria.

Dentre os modelos mais utilizados na estratégia de conteúdo, podemos citar:

  • Guest Post;
  • Vídeo;
  • White Paper;
  • ebook;
  • Podcast.

Como existem diversas frentes, podemos fazer uma pesquisa para saber qual agrada mais os clientes.

Quais as vantagens do RFP?

Uma das vantagens de usar o RFP nas empresas é que, este documento torna padrão o acesso à diversos fornecedores, e ainda deixa estabelecido requisitos específicos, que os fornecedores necessitam ter em mente para responder de maneira correta às ofertas.

O RFP pode conceder um padrão comum, o que torna mais fácil comparar os fornecedores. Este documento também é útil para formalizar a relação entre empresas e fornecedores.

Devemos utilizar o Request for Proposal (RFP) sempre que houver necessidade de contratar um serviço mais complexo, e que poderá ser realizado por várias empresas.

Com essas informações, o CEO de uma empresa já deverá ter uma boa noção de quando usar o RFP ou não.

Devemos ter em mente que, todo método novo, até que comece a ter resultados demora um certo tempo, e com o RFP não será diferente.

Principais diferenças entre RFI, RFP e RFQ

Embora sejam parecidos, RFI, RFP e RFQ não são a mesma coisa, veja a seguir algumas diferenças entre eles:

1- RFI “Request for Information”

O RFI é a sigla para Request for Information, que traduzido do inglês, significa “pedido de informação”, e como o próprio nome já diz, é um tipo de proposta, na qual você visa conseguir informações sobre uma empresa, fornecedor, agencia ou um tópico especifico, a fim de conseguir informações sobre os mesmos.

Este tipo de proposta, é realizada antes do RFP, e serve para montar uma lista de potenciais empresas que você poderá trabalhar, é basicamente o momento aonde você explora, para que mais tarde, você possa estruturar e enviar a famosa RFP.

Qual é o foco das RFI’s?

As RFI’s são focadas em conseguir informações amplas e gerais de uma determinada empresa, por exemplo:

  • Quem é a empresa;
  • Com quais clientes ela já trabalhou;
  • Quanto tempo ela esta no mercado;
  • Verificar se a empresa consegue atender a demanda;

Quando as RFI’S devem ser feitas?

Elas devem ser estruturadas durante as fases iniciais de um projeto ou uma iniciativa de um projeto.

Por exemplo, quando iniciamos o projeto da ferramenta da Olyng, investimos um bom tempo, correndo atrás de informações relacionadas a melhor hospedagem, que não só conseguisse suportar o grande fluxo de visitantes e baixo e médio prazo, mas também que estivesse dentro do nosso budget inicial.

O que se espera das RFI’s?

Na maioria dos casos, são poucas as empresas que quando recebem uma RFI, buscam saber mais sobre o problema dos clientes, e o que eles pretendem fazer com essas informações – Do contrário, o atendimento seria personalizado e garanto que a empresa ganharia alguns pontos a mais por isso.

Mas de uma maneira geral, quando enviamos uma RFI para uma empresa, costumamos receber uma resposta menos detalhada possível, até porque se trata de uma visão geral da empresa, ou de um determinado serviço que ela oferece.

Nesse caso, as respostas costumam ser padronizadas.

2- RFP “Request for Proposal”

O Request for Proposal (RFP) costuma ser utilizado para serviços de alta complexidade, ou seja que podem apresentar qualidade totalmente diferentes entre si, levando em conta, diversas soluções e fornecedores.

Cada fornecedor deverá enviar uma resposta,  ou solução distinta, relacionada aos serviços de TI.

É neste momento que você recolhe todas as respostas dos relatórios de RFI, faz suas considerações com a sua equipe e decide para quais empresas faz mais sentido enviar uma RFP.

Ou seja, só enviamos uma RFP quando estamos praticamente no estagio de consideração final, se vai ser feito com X com Y ou com Z, mas que antes você precisa avaliar melhor essas empresas, e suas ideias/soluções/propostas para ver qual melhor se engrada nos objetivos da sua empresa.

Qual é o foco das RFP’s?

Já as RFP’s são focadas em um projeto ou alguma iniciativa que já foi previamente definida e analisa através dos relatórios de RFI.

É neste momento em que você envia a sua proposta, seguindo todos os passos que vimos neste artigo e espera uma resposta personalizada dos fornecedores.

E é claro, aquele que melhor se enquadrar, leva a melhor.

Quando as RFP’S devem ser feitas?

As RFP’s só devem ser feitas e estruturadas, logo após o acontecimento de um fato que chamamos de O.A.N.C, ou seja, somente quando o Orçamento, a autoridade, a necessidade e o cronograma da sua empresa/projeto/iniciativa terem sido estabelecidos.

E isso faz todo o sentido, porque imagina… você enviar uma RFP para um fornecedor X, se você nem mesmo sabe o quanto quer investir do seu orçamento… Não faz sentido né…. e é muito provável que você perca dinheiro durante o processo.

O que se espera das RFP’s?

Diferente das respostas padronizadas das RFI’s, no caso das RFP’s, o fornecedor fornece respostas personalizadas e bem detalhadas, aonde dá ao cliente todas as informações que ele precisa para que ele faça a escolha final.

“Olha, é isso, isso e isso, é assim, assim, assado… vai querer ou não?!”

3- RFQ “Request for a Quotation”

O RFQ, é a sigla para “Request for a Quotation”, que traduzido para o bom e velho português significa “Pedido de Cotação”, que como já devemos imaginar é a etapa final, que existe logo após o RFP.

Nesse caso, você já levantou todas os fornecedores com quem você poderia trabalhar (RFI), em seguida você entrou em contato com cada um deles, em busca de informações personalizadas de acordo com a proposta da sua empresa (RFP), e agora chegou a hora da compra (RFQ).

Lembrando que quando enviamos ou recebemos uma RFQ, não significa que a empresa ou o fornecedor vai fechar negócios conosco, mas que de uma certa forma, eles já estão empenhados em fazer isso.

Neste caso, podemos incluir alguns pontos de negociação, como por exemplo:

  • Prazos de entrega;
  • Tempo de atendimento;
  • Tempo de solução.

Como percebemos, o documento RFP pode atender empresas de diversos setores e tamanhos.

Podemos facilmente encontrar RFP para o setor jurídico, área da saúde, marketing, etc. Cabe ao gestor saber qual o momento certo de usar esta técnica para a aquisição de bens e de serviços.

Devemos sempre lembrar que, uma empresa, ela visa o retorno de investimento, por isso, ela deverá contratar as melhores ferramentas, mão de obra e técnicas para conseguir atingir seus objetivos.

Se você necessita de serviços de muitos fornecedores vale a pena conhecer o RFP, pois este facilita e muito no processo de contratação de fornecedores para um determinado tipo de serviço.

Não se esqueça que, cabe à equipe responsável decidir sobre qual fornecedor será mais conveniente para seus objetivos. Devido a isso, é importante ser muito cauteloso e detalhista no momento que for dar a decisão final.

No mercado há muitas possibilidades, porém nem todas convém, por isso, mencionamos no artigo que é de suma importância buscar referências.

Consulte todos os requisitos antes de fechar sua decisão e partir para a assinatura de contrato. Os lucros de sua empresa sempre devem estar em primeiro lugar, escolha os fornecedores experientes que de preferência já tenham atendido empresas como a sua.

Preze pela qualidade dos serviços, pois este item é o que te deixará no topo.

Fique por dentro das novidades!

O mercado de marketing está em constante evolução, a cada momento vemos que há novas técnicas e ferramentas para conhecer e aprender.

Como é o caso do Request For Proposal (RFP), que foi criado para diminuir a distância entre fornecedores e empresas.

Se deseja obter mais conhecimentos sobre marketing, como este do artigo, nosso blog sempre tem novidades. O marketing tem muitas possibilidades para oferecer, e por isso, temos que saber o que mais atende às nossas necessidades.

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Escrito por William Lima - 18 de junho de 2019 - 1601 Views
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